1. Rekisterinpitäjä
Etelä-Suomen Klubitalot ESKOT ry
Hämeentie 54
00500 Helsinki
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Sami Ylitalo, ESKOT ry
3. Rekisterin nimi
ESKOT ry:n kannatusjäsenyyden hakemuksia koskeva henkilörekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tarjota ESKOT ry:n hallitukselle tarvittavat tiedot kannatusjäsenyydestä päättämiseen. Tietoja voidaan käyttää myös yhteydenpitoon täydentävien tietojen keräämiseksi hakijalta ja muuhun hakuprosessiin liittyvään viestintää. Hakemalla jäsenyyttä henkilö antaa ESKOT ry:lle luvan käsitellä henkilötietojaan ja luvan luovuttaa tiedot ESKOT ry:n hallituksen sekä hallinnon työntekijöiden käsiteltäväksi. Hyväksyttyjen kannatusjäsenten nimitieto (henkilö tai yritys/yhteisö) säilyy sen hallituksen kokouksen pöytäkirjassa, jossa heidän jäsenyytensä on käsitelty. Yhteistietoja ei julkaista pöytäkirjaan tai luovuteta hallitukselle.
5. Käsiteltävä tietosisältö
Rekisteriin merkintään tieto:
- Hakeeko henkilö kannatusjäsenyyttä henkilölle vai yritykselle/yhteisölle
- Henkilön etu- ja sukunimi sekä mahdollinen yritys/yhteisö
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Haluaako henkilö ESKOT ry:n vuosikertomuksen ja missä muodossa
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään hyödyntäen Microsoft 365 -ympäristöä.
7. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
8. Tietojen suojaus
Tietoihin pääsevät käsiksi vain ESKOT ry:n hallinnon ja hallituksen jäsenet käyttäen henkilökohtaisia Office 365 -tunnuksiaan. Hallituksen pöytäkirjat, joihin kirjataan hyväksyttyjen kannatusjäsenten nimitiedot, ovat julkisia asiakirjoja. Lisätietoa Microsoftin tietoturvasta saat osoitteesta: https://privacy.microsoft.com/fi-FI/privacystatement#mainnoticetoendusersmodule
9. Tietojensäilytysaika
Tietoja säilytetään hakijarekisteissä siihen asti, kunnes ESKOT ry:n hallitus on päässyt käsittelemään ne kokouksessaan. Tämän jälkeen hyväksyttyjen kannatusjäsenten nimitieto säilyy kokouksen pöytäkirjassa. Yhteistietoja ei julkaista pöytäkirjaan.
10. Tietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät ESKOT ry:n hallinnon ja hallituksen jäsenet.
11. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on omia tietojaan koskeva tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi. Henkilö voi myös vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, jos kokee että tietoja on käsitelty ilman asianmukaista oikeutta, ja tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Henkilöllä on myös oikeus pyytää tietojensa poistamista tai rajoittaa tietojen käsittelyä. Henkilön tulee kuitenkin huomioida, että henkilötietojen käsittely on välttämätöntä kannatusjäsenyyden myöntämiseksi.
12. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle joko sähköpostitse tai puhelimitse.
13. Muutokset tietosuojaselosteessa
Tietosuojaselosteeseen saattaa tulla muutoksia ESKOT ry:n hallituksen päätöksien myötä. Mikäli selostetta muutetaan, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, otamme rekisteissä oleviin yhteyttä sähköpostitse ja kerromme muutoksista.
